| 索 引 号： | 122202004126513871/2009-07313 |
| 分 类： | 规范性文件 ; 办法 |
| 发文机关： | 吉林市住房公积金管理中心 |
| 成文日期： | 2009年06月11日 |
| 标 题： | 吉林市住房公积金贷款档案管理办法 |
| 发文字号： | 吉市房金字〔2009〕27号 |
| 发布日期： | 2009年06月11日 |
| 有效性： | 失效 |
| 索 引 号： | 122202004126513871/2009-07313 | 分 类： | 规范性文件 ; 办法 |
| 发文机关： | 吉林市住房公积金管理中心 | 成文日期： | 2009年06月11日 |
| 标 题： | 吉林市住房公积金贷款档案管理办法 | ||
| 发文字号： | 吉市房金字〔2009〕27号 | 发布日期： | 2009年06月11日 |
| 有 效 性： | 失效 | ||
吉林市住房公积金贷款档案管理办法
吉市房金字〔2009〕27号
第一章 总 则
第一条 为进一步防范和化解住房公积金贷款风险，确保信贷业务档案的科学管理和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《住房公积金管理条例》、《吉林市住房公积金管理办法》等法规和文件精神，结合实际，制定本办法。
第二条 住房公积金贷款档案是指住房公积金管理中心（以下简称“中心”）及其受托银行在办理和管理贷款业务过程中形成的各项资料，主要包括借款人基本资料、贷款资料、权证资料、贷后资料以及其他相关业务资料。
第三条 住房公积金贷款档案管理的基本原则是：安全保管、资料齐全、专人管理、便于使用。
第二章 部门与岗位职责
第四条 中心及其受托银行（含各分支机构）的贷款业务部门和综合档案管理部门应按照住房公积金信贷业务档案的形成、整理、移交、保管和利用等阶段，各负其责，分别完成相关阶段的管理工作。
第五条 中心（含外县管理部）负责管理抵押权人为住房公积金管理中心或置业担保公司的贷款档案，受托银行负责管理抵押权人为受托银行的贷款档案。
第六条 贷款业务部门负责收集和整理在贷款调查、审查、审批、发放以及贷后管理过程中形成的各项基础资料，对资料的真实性、完整性负责，将全部贷款资料移交贷款档案管理的综合档案部门。
第七条 综合档案部门负责对移交后住房公积金信贷业务档案的整理、保管和提供利用。
第八条 贷款业务部门有关业务人员如出现工作变动，应在完成档案资料交接后，方可办理调离手续。
第三章 归档资料范围
第九条 贷款资料
贷款资料是指中心及其受托银行在办理个人贷款过程中，由客户提交以及办理过程中形成的各类贷款要件和资料，主要包括：
1．借款申请审批表及吉林市住房公积金审贷委员会审议表（如需）；
2．借款人及其配偶住房公积金缴存证明；
3．借款人及其配偶身份证复印件；
4．借款人及其配偶户口本复印件；
5. 借款人婚姻证明材料；
6．借款人家庭收入证明材料；
7．借款人及担保人征信查询授权书及征信报告；
8. 购房材料：
（1）新房：购房合同、首付款凭证、商品房预告登记证明（仅用于外县）；
（2）二手房：房屋所有权证复印件、国有土地证复印件、房屋他项权证复印件、评估报告。
9．借款合同（公证书）；
10. 抵押合同、房屋冻结的相关材料（仅用于外县）；
11. 资金请领材料，如：住房公积金贷款通知单、个人住房公积金借款凭证第六联、借款人还款卡或还款折复印件等；
12. 受托银行与客户签订的其他文件，包括开户通知书、补充协议书等。
第十条 权证资料。主要包括：
1. 办理抵押登记的有关证明文件；
2. 其他相关资料。
权证资料中的房屋他项权证由业务人员直接移交会计金库保管，综合档案部门不接收管理房屋他项权证。如果各受托银行有特殊规定的，按各行规定办理。
第十一条 贷后资料，主要包括：
（一）贷款后续资料
1．借款人提前还款申请书；
2．借款合同变更形成的申请审批表、变更协议等；
3．贷款结清凭证；
4．同意注销抵押登记证明；
5．其他相关资料。
（二）贷后管理资料
1．逾期贷款催收通知书及回执、律师函；
2．法律诉讼、仲裁、判决、强制执行等催收程序形成的文件；
3．依法处理抵押物等法律程序形成的文件；
4．贷款核销形成的文件；
5．其他相关资料。
第四章 整理和移交
第十二条 住房公积金信贷业务档案以单笔放贷为一卷。
（一）贷款资料案卷，卷内文件按归档资料范围顺序排序，从卷内首份文件第一页至末份文件最后一页编写连续页码，需填写案卷封皮和卷内文件目录，组成固定卷。
（二）权证资料案卷，一档一卷，按贷款发生时间先后排序，编号，填写卷内文件目录。
（三）贷后资料形成后，区分资料类别，分别按文件材料形成时间的先后排序。贷款业务部门对贷后资料进行整理时，不编写页码，待移交综合档案部门后，由档案人员找到对应的案卷，续编页码和卷内文件目录。
第十三条 贷款业务部门将贷款资料、权证资料以及贷后资料形成后，均应在7个工作日内完成整理工作，并相应向综合档案部门或会计部门移交。
第十四条 综合档案部门接收贷款档案必须认真履行交接手续，并从档案管理的角度，对档案的数量、每份文件材料的页数及构成要素（如名称、签章、日期、是否原件等）进行审核。
第五章 归档和排放
第十五条 综合档案部门在接收贷款档案后，应在7个工作日内完成归档，归档包括：编制“档案存放位置”、标注案卷实体和录入管理系统。
第十六条 综合档案部门在接收贷后资料后，应找到对应的案卷，续编流水页码，续填卷内文件目录，将贷后资料续后并固定于案卷内。
第十七条 完成归档操作后，综合档案部门必须及时编制或续填住房公积金信贷业务档案总目录。
第十八条 住房公积金信贷业务档案结清后，需在档案案卷封皮上加盖结清章，每年提取一次单独管理。
第六章 保管和利用
第十九条 档案人员应定期（每季度一次）对住房公积金信贷业务档案保管状况进行检查，并做好检查记录。如发现档案损毁或遗失，应立即报告，并采取措施进行追查和补救。
第二十条 凡与住房公积金信贷业务档案有关的人员必须严格遵守保密制度，不得涂改、拆换、损毁和遗失档案，出现损坏档案行为，要按规定追究责任。
第二十一条 档案调阅，指利用人员在档案部门现场利用档案。住房公积金信贷业务档案的调阅必须严格履行调阅手续。贷款经办行人员调阅住房公积金信贷业务档案，须经贷款经办行和档案保管行贷款业务部门负责人签字同意；档案保管行人员调阅住房公积金信贷业务档案，须经保管信贷业务档案部门负责人签字同意；公、检、法等部门人员调阅住房公积金信贷业务档案，须持本人有效证件和单位公函，经住房公积金信贷业务主管行长同意，并由贷款业务部门人员陪同，方可调阅。不得以履行行内审批手续为由，故意妨碍或拒绝公、检、法等国家机关依法调查、搜集证据材料。
第二十二条 档案提取，指贷款结清后，贷款业务部门将客户的权证资料提出归还客户。权证资料的提取须持贷款结清凭证，严格履行各受托银行的审批手续后，方可办理。
第二十三条 档案外借，指利用人员将档案借出档案部门。住房公积金信贷业务档案原则上不准外借，确因工作需要借出的，必须严格履行外借手续。借出住房公积金信贷业务档案需经委托业务承办行和档案保管部门主管行长审批同意，最长不得超过15天。
第七章 鉴定和销毁
第二十四条 一笔个人贷款结清后，其档案资料仍须保管5年，保管期从贷款结清后的次年1月1日起计算。
第二十五条 档案保管期满后，由住房公积金信贷业务档案鉴定小组进行鉴定。鉴定小组由受托银行主管信贷工作负责人任组长，小组成员由具体承办行信贷部门和综合档案部门相关人员共同组成。
第二十六条 鉴定工作流程：
（一）综合档案部门对超出保管期限的档案列出清单。
（二）鉴定小组对超出保管期限的档案逐笔进行鉴定。
（三）鉴定小组出具鉴定意见，小组成员签字确认。
（四）经小组鉴定确已失去保存价值的档案，由档案人员编制档案销毁清单，随鉴定意见报住房公积金信贷业务主管行长批准后，方可销毁，鉴定意见及销毁清单永久保管。
（五）经住房公积金信贷业务档案鉴定小组鉴定仍有保存价值的档案，再保管3年，保管期满后，重新鉴定。
第八章 附 则
第二十七条 本办法自颁布之日起实施。
2009年6月11日